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Hacer de la debida diligencia una parte fundamental de una cultura ética

>> 21 de Septiembre

En la 21 st siglo, la ética corporativa no es un “bueno tener”, sino una “necesidad de tener” en las organizaciones de todos los tamaños. El público exige que las empresas mantengan altos estándares éticos y demuestren que les importa más que nunca cómo percibe el público sus acciones. Esto significa que la ética debe ser una prioridad y se deben dedicar importantes recursos a ella. Sin embargo, para muchos, por dónde empezar es un desafío. Si bien todos tenemos una brújula ética, ¿puede apuntar en una dirección positiva para toda una organización? Asegurarse de que los empleados cumplan con un código ético es una parte de esto, pero ¿qué pasa con los terceros con los que trabaja? ¿Puede estar seguro de que sabe lo suficiente sobre ellos? ¿Está seguro de que están cumpliendo los estándares éticos que estableció para su organización?

A continuación, se muestran algunas medidas de seguridad para ayudar a garantizar que su programa de diligencia debida sea lo suficientemente sólido como para evitar los peligros de tener socios comerciales poco éticos.


1. Un enfoque equilibrado de la debida diligencia

La base de cualquier proceso de diligencia debida es un enfoque basado en el riesgo. Esto permite a las empresas concentrar de manera eficaz sus esfuerzos, recursos y presupuesto en las áreas que presentan el mayor riesgo potencial. Necesitan encontrar el equilibrio entre el “incumplimiento insuficiente” y el gasto excesivo en un programa de diligencia debida. Un buen programa abarca adecuadamente los diferentes riesgos presentados por diversas ubicaciones, lo cual es un tema importante para las empresas internacionales.

Una demanda constante en casi todos los regímenes regulatorios y de cumplimiento es la debida diligencia “adecuada”. Lo que es adecuado para una empresa puede resultar excesivo para otra. Sin embargo, establecer un nivel fundamental de diligencia debida, donde todos los terceros están sujetos al mismo amplio espectro de diligencia debida, puede ayudar a formar una defensa sólida cuando surjan situaciones potencialmente poco éticas. Combine esto con un enfoque riguroso para mantener registros para mostrar qué se sabía cuándo, cómo se tomaron las decisiones, pasos para rectificar, etc.

Otra parte vital de la implementación de un programa de diligencia debida y cumplimiento es el compromiso de los empleados. Un enfoque de arriba hacia abajo es la única opción. Los escalones más altos de la administración deben verse, y de hecho lo están, comprando y promoviendo el proceso de cumplimiento. Sin eso, será casi imposible garantizar que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades. En una industria con una fuerza laboral diversa distribuida en múltiples y vastas ubicaciones, es vital lograr que un gerente local en África Occidental vea la importancia de la debida diligencia y el cumplimiento de la misma manera que un ejecutivo de alto nivel en Nueva York. La importancia que se le da al cumplimiento debe ser la misma a nivel mundial.

 

2. Los efectos de implementar un programa sólido de diligencia debida

Con demasiada frecuencia, la debida diligencia se considera una barrera para los negocios, pero no tiene por qué ser así. Si se hace correctamente, puede aumentar la transparencia comercial, fortalecer las relaciones con los proveedores e incluso potencialmente impulsar la eficiencia de costos en una cadena de suministro. Sí, habrá algunas implicaciones de costos, pero tienden a mostrar beneficios reales para una empresa.

Llevar a cabo la diligencia debida en una etapa temprana de la incorporación de un nuevo socio comercial puede ahorrar mucho tiempo y dinero, ya que evita entablar relaciones comerciales comprometedoras; siempre es más difícil salir de una mala relación que no involucrarse en primer lugar. Extender el proceso para incluir cambios de monitoreo continuo en el estado de un socio, como monitorear conexiones gubernamentales o informes de medios adversos, también puede ayudar a identificar de manera preventiva los problemas antes de que se conviertan en problemas reales.

Por ejemplo, hoy se puede confiar en un socio comercial, pero ¿qué pasa si, a sabiendas o sin saberlo, se involucran en el uso de mano de obra esclava o si alguien en su organización acepta un soborno en nombre de un par / competidor con el que también trabaja? El conocimiento de incidentes como estos antes de que tengan algún impacto en su negocio es fundamental. El hecho de que haya trabajado con alguien durante años no significa que no deba vigilarlo periódicamente.

Los programas de debida diligencia mal implementados pueden ser una pérdida de recursos, desviar la atención de las funciones comerciales centrales y crear una impresión negativa de una unidad de negocios que simplemente gasta dinero sin crear nada. Ciertamente es un equilibrio. Al automatizar la parte de trabajo pesado del proceso, una empresa puede asignar recursos para buscar solo donde sea necesario: áreas de mayor riesgo potencial o incidentes de riesgo reales. Esto elimina el elemento de incumplimiento del proceso y libera recursos para concentrarse en áreas de mayor riesgo.

 

3. Una base ética sólida

Llevar a cabo la diligencia debida no se trata solo de un ejercicio de verificación de casillas guiado por el cumplimiento, ni se trata simplemente de buscar "los malos". Se trata de generar información más sólida y procesable sobre socios comerciales, clientes, clientes y más. Utilice esa información para comprender mejor e interactuar mejor con esos terceros. Al hacerlo, una empresa puede identificar áreas potenciales de riesgo y también resaltar las fortalezas de su cadena de suministro. Una empresa con un sólido programa de diligencia debida puede ayudar a demostrar que ha tomado medidas firmes para:

  • Erradicar el soborno y la corrupción de su negocio.
  • Trabajar para erradicar la esclavitud y la trata de sus negocios.
  • Avanzar hacia un modelo que no financie el terrorismo ni apoye inadvertidamente el lavado de dinero

Mantener altos estándares éticos y mantener a la empresa fuera de los ciclos de noticias negativas es de suma importancia. En una época en la que las empresas están sometidas a un mayor escrutinio y presión por parte de los consumidores, un programa sólido de diligencia debida puede eliminar el tipo de organizaciones que una empresa debería evitar como socio.

 

Fuente: complianceandethics.org

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